Bij OrangeTalent werken we met fantastische mensen; programmeurs, marketeers, ontwerpers en andere disciplines. Iedereen heeft zijn eigen talent en ambitie. De verbindende factor tussen de disciplines, opdrachtgever en het uitvoeren van de werkzaamheden? De projectmanager: dát ben ik!
Binnen elk project komt het voor dat we afwijken van de scope, om welke reden dan ook. Hoe ga je daar het beste mee om? Door je een kijkje achter de schermen te geven neem ik je mee. In deze blog bespreek ik:
- Hoe blijf je flexibel met planning?
- Hoe behoud je controle over de roadmap?
- Het nut van goede administratie
“Coming together is a beginning. Keeping together is progress. Working together is success.”
Mogelijkheden creëren waar ze niet mogelijk lijken te zijn
Mogelijkheden creëren zie ik als de essentie van mijn rol. Iets wat vaak voorkomt is dat de planning verandert. Iemand valt onverwachts uit, de deadline wordt verlaat, mensen redden het niet binnen de verwachte uren.
Overzicht en creativiteit
Als projectmanager bewaak ik meerdere projecten tegelijkertijd. Elk project heeft zijn eigen doelen en planning. Door het hebben van een volledig overzicht, krijg je de handvaten om creatief te zijn. Vraag jezelf het volgende af bij het maken of bijstellen van een planning: welke deadlines staan absoluut vast, en welke deadlines kunnen verschuiven? Wat ik geleerd heb is dat zolang je blijft communiceren met de opdrachtgever er altijd meer mogelijk is dan je denkt. Een belangrijke voorwaarde is: breng elkaar op de hoogte zodra er een significante wijziging is, en blijf met elkaar overleggen.
Grenzen naast wensen houden
Er is voor mij niets zo verleidelijk als een enthousiaste opdrachtgever die de markt wil veroveren. Die de waarde inziet van onze samenwerking en met ideeën blijft komen. Waarom is dit verleidelijk? Omdat je als projectmanager je onderdeel van de opdrachtgever zijn team voelt.
De verleiding
Recentelijk had ik een project waarbij de opdrachtgever vol passie en ambitie aan tafel zat. Heerlijk! Het doel was helder en het enthousiasme nog groter. De opdracht werd steeds groter, en dingen begonnen door elkaar te lopen. Je hoort vaak genoeg de opmerking: “Kunnen we dit niet tussendoor oppakken?"
JA, het liefst wil ik alles gelijk oppakken. Alles aan de kant schuiven, zodat we snel prachtige output fabriceren. Maar…
NEE, we moeten gestructureerd blijven werken en ons aan de uitgestippelde roadmap houden. Door grenzen aan wensen te stellen. Door onderstaande volgorde te volgen en naast je te houden bij elke nieuwe aanvraag:
- Het uitschrijven van de wensen en doelen: Wat is het einddoel?
- Het opstellen van een roadmap: Hoe gaan we het aanvliegen?
- Uitwerken van het design: Hoe gaat het eruit zien?
- Specificeren van de werkzaamheden: Wat gaan we concreet doen?
- Het uitvoeren van de werkzaamheden: Wanneer gaan we wat doen?
“Those who plan do better than those who do not plan, even though they rarely stick to their plan”.
Blijf de balans houden
Het kan zijn dat je door enthousiasme allerlei kanten op schiet. Dat er tien waardevolle andere dingen zijn bedacht en het liefst tussendoor opgepakt worden. Dit is het moment om iets op de rem te trappen. Om een stap terug te doen en te kijken naar de doelen die zijn vastgesteld.
Als projectmanager zorg je dat je goed naar de opdrachtgever luistert en deze waar nodig ondersteunt. Vervolgens is het aan mij om de collega’s die de werkzaamheden uitvoeren, zo volledig mogelijk te instrueren met een realistische planning. Hiertussen vind je de balans.
Dit is oefenen. En oefening baart kunst. Mijn houvast is de administratie die ik door het project heen verzamel, de passende eigenschap om me verantwoordelijk te voelen (voor zowel het project als mijn teamgenoten), en de kunde om nee toe moeten en kunnen zeggen als dit nodig is.
Administration is key
Het is een kunst om het overzicht te behouden. Van projecten en samenwerkingen die maanden of jaren kunnen duren. Bij de start van een project maken we bij OrangeTalent een uitgebreide beschrijving. Waar ligt de ambitie, wat zijn de doelen en wat moeten wij afleveren? Een basis waar we vanuit kunnen werken, en op terug vallen als er onduidelijkheid ontstaat.
Tijdens geplande contactmomenten waar je de huidige status en voortgang bespreekt is het uiterst van belang om notulen te maken. Zelf vind ik het heel handig om een aantal praktische vragen te stellen bij een (tussentijds) gesprek. Deze heb ik inmiddels standaard in mijn hoofd zitten, namelijk:
- Hoe ervaren jij/jullie het project tot dusver?
- Wat hebben we al afgeleverd?
- Zijn hier opmerkingen over?
- Wat staat er op de planning voor korte termijn?
- Is dit allemaal nog relevant voor nu?
- Zijn er nieuwe wensen bijgekomen?
- Zitten we op het juiste spoor om het doel te behalen?
- Wat zijn de concrete acties en deadlines?
Naslagwerken
Daar ben ik fan van! Aan het eind van een gesprek schrijf ik een korte opsomming uit met de laatste status en voortgang. Dit schrijf ik voor mezelf, de opdrachtgever en voor mijn naaste collega's. Het opmaken van naslagwerken geldt niet alleen voor deze geplande momenten. Ik zorg ervoor dat ook tussentijdse belletjes of vergaderingen zorgvuldig genoteerd worden, zo dat je altijd iets terug kan vinden als het nodig is.
Hoe kan ik helpen?
Ik haal mijn voldoening uit het kunnen helpen van mensen en het oplossen van lastige situaties. Dit kan zijn vanaf het eerste moment tot aan de afronding van de opdracht. Helaas kan ik niet elk vraagstuk oplossen, ik beheers niet alle disciplines. Maar ik kan wel zorgen dat de juiste mensen elkaar vinden. Dat mensen van elkaars kennis gebruik maken. En dat de opdrachtgever het gevoel heeft dat er iemand is die oprecht luistert, het beste met ze voorheeft en beschikbaar is als er een probleem is dat opgelost moet worden.
Projectmanagement. Je moet het maar kunnen.
Bron: Collins, J. (2002). Built to Last : Successful Habits of Visionary Companies (3e druk).
