Notes » Inspiratie » Handvatten voor jouw zoektocht naar een specialist
Handvatten voor jouw zoektocht naar een specialist

Handvatten voor jouw zoektocht naar een specialist

Als organisatie heb je besloten dat er een nieuwe online strategie moet komen. De oude strategie voldoet niet meer aan de wensen en eisen van de organisatie en de website is niet meer van deze tijd. Dan begint de zoektocht naar een geschikte partij. Een partij die bij de organisatie past, op de hoogte is van alle nieuwe online ontwikkelingen, experts in huis heeft en ook een onderscheidende website kan neerzetten. De organisatie vindt het ook belangrijk dat zij werk uit handen kunnen geven en dat er vooruit- en meegedacht wordt.

Zoektocht

Je stuit al snel op diverse online communicatie specialisten. Hoeveel partijen nodig je uit? Waar moet je op letten? Wat zeggen referenties? Veel vragen en nog weinig antwoorden. Ik geef een aantal handvatten, die je kan meenemen in de zoektocht.
  • Zoek een specialist in de naaste omgeving. Communiceren met een specialist om de hoek is makkelijker dan 50 km rijden voor een afspraak of snelle toelichting. Dit kan ook telefonisch, maar persoonlijk contact is veel effectiever.
  • Bekijk het portfolio van de specialist. Spreekt het werk je aan?
  • Verdiep je in de specialist. Wat bieden ze aan? Waar onderscheiden zij zich in? Welke disciplines heeft de specialist in huis.
  • Stel een budget vast. Dit wil/kan ik maximaal kwijt zijn aan een nieuwe online strategie.
  • Kan de specialist voldoen aan de gestelde deadline voor het in gang zetten van de online strategie?


Uitnodigen

Met de antwoorden op bovenstaande vragen zie je de selectie van specialisten krimpen. Ik adviseer twee, maximaal drie partijen uit te nodigen voor een eerste gesprek.  Meer uitnodigen kan ook, maar meer partijen betekent ook meer meningen, ideeën en plannen. Dit maakt het beslissen moeilijker.  De doorlooptijd van deze fase is op deze manier ook erg arbeidsintensief.

Tijdens het eerste gesprek maak je kennis met de partijen die je hebt uitgenodigd. Je legt de wensen en eisen van de organisatie neer en geeft een zo goed  mogelijke opdrachtomschrijving. Probeer dit niet telefonisch, om tijd en kosten te besparen. Persoonlijk contact in deze fase is van essentieel belang en weegt zwaar mee in het vervolg. Face-to-face en een stevige handdruk geven een betere indruk dan alleen een stem.

Offerte

De partijen zullen nu een offerte opmaken naar aanleiding van het eerste gesprek. Ook voor deze fase adviseer ik de offerte in een gesprek te bespreken en niet telefonisch of via de mail. De offerte kan op deze manier toegelicht worden door de specialist en de organisatie kan appels met appels vergelijken. Naar de specialist toe is het ook een teken van respect voor de tijd en energie, die er in de offerte is gestoken. Op deze manier bouw je een vertrouwensband met elkaar op, die in het verloop van de samenwerking erg belangrijk is.

Projectaanpak

Na het akkoord van de offerte is het goed om de projectaanpak te bespreken. Wat is er belangrijk in een projectaanpak?
  • Alle afspraken, eisen en wensen in overleg samenstellen.
  • Een realistisch tijdsbestek.
  • Een aanpak die past bij de grootte van je project. Denk hierbij aan het aantal uren en het aantal momenten dat je samenkomt.
  • Denk samen met de specialist na over de doelgroep die jij wil bereiken. Wat is de behoefte van die doelgroep?
  • Wanneer wordt er wat van de organisatie verwacht?
  • Waar is de organisatie verantwoordelijk voor en waar is de specialist verantwoordelijk voor?
  • Belangrijke momenten zijn: bespreken van de online strategie, het eerste ontwerp van de website, de complete uitwerking van de website, content creatie, vullen van de website, het moment van opleveren bij de opdrachtgever, de live gang van de nieuwe website en het in gang zetten van de overige online activiteiten.
Bij grote projecten is de ontwerpfase van een website op te delen in 2 fases:
  1. Functioneel ontwerp: functionaliteiten en indeling worden bepaald en je krijgt een schematische weergave van de website (Wireframes).
  2. Grafisch ontwerp: bepalen van de uitstraling, typografie, kleur, etc. op basis van de (bestaande) huisstijl.
In de realisatiefase is het testen van de nieuwe website heel belangrijk. Neem hier de tijd voor en spreek met de specialist af hoe je verbeteringen, verandering of aanpassingen doorgeeft. Het is efficiënt om alles in één keer bij de specialist neer te leggen. Zij kunnen dan ook alles in één keer verwerken.

Daarnaast is in de realisatiefase het vullen van de content/ content creatie (teksten, afbeeldingen, video’s, infographics etc.) heel belangrijk. Zorg dat de content definitief is, voor het moment dat je de website kan gaan vullen. Vul je de content als organisatie zelf, plan hier ruim de tijd voor. Past het binnen het budget kun je het ook uitbesteden aan de specialist. Laat ze ook meedenken in het creëren van content voor de toekomst (blogs, vlogs, etc.). 

Als de specialist de ruimte heeft, is het handig een dag bij de specialist intern de website te vullen. Mocht je ergens tegenaan lopen, kan het direct opgelost of uitgelegd worden.

Aan het eind van de realisatiefase ga je een moment plannen dat de website online gaat.  Denk in deze fase aan een aantal zaken:
  • Wie gaat de domeinnamen beheren? Moeten de domeinnamen over naar de specialist? Vraag tijdig de verhuistokens op bij de partij waar de domeinnamen zijn vastgelegd.
  • Instellen van de e-mail. Wie is hier verantwoordelijk voor? Zorg dat de mail gewoon door kan lopen.
  • Hosting inrichten. Loopt de hosting via een ICT specialist, dan is het goed dat de specialist tijdig de gegevens van de ICT’er ontvangt. Rechtstreeks contact hierin is eenvoudiger en sneller.


Evaluatie

Plan een aantal maanden (3 maanden bijvoorbeeld) na het online gaan van de nieuwe website een evaluatiegesprek met de specialist. Tijdens dit gesprek bespreek je het gehele traject, van uitnodiging tot oplevering en nazorg. Neem hier even een uurtje de tijd voor. Het is goed het project met elkaar te bespreken en op een goede manier af te ronden. Tijdens dit gesprek kun je ook de verwachtingen naar de toekomst bespreken en de frequentie van de vervolgafspraken. Je hebt immers een complete online strategie, niet alleen een nieuwe website of webshop.