Webshop koppelen
aan ERP

Zakelijke klanten verwachten steeds meer van een B2B-webshop. Ze willen op ieder moment kunnen inloggen, hun eigen prijzen zien, actuele voorraad raadplegen en zelfstandig een bestelling plaatsen. Het liefst zonder daarvoor te hoeven bellen of mailen met de binnendienst.

Binnen veel maakbedrijven werkt dat nog niet zo. De webshop en het ERP-systeem functioneren naast elkaar, informatie wordt op meerdere plekken beheerd en orders worden deels handmatig verwerkt. Dat lijkt werkbaar, totdat het aantal klanten of bestellingen groeit. Dan ontstaat meer administratie, neemt de kans op fouten toe en wordt het lastiger om klanten snel en betrouwbaar te bedienen.

Door ERP en webshop te koppelen, zorg je ervoor dat informatie automatisch tussen beide systemen wordt uitgewisseld. Zo ontstaat één centrale basis voor prijzen, voorraad, productinformatie, klantgegevens en orders. Een goede ERP-webshopkoppeling verbetert daardoor de online klantbeleving en maakt ook je interne processen sneller, betrouwbaarder en beter schaalbaar.

Wat is een ERP-webshopkoppeling?

Een ERP-webshopkoppeling verbindt jouw ERP-systeem met je webshop, zodat gegevens automatisch tussen beide systemen worden uitgewisseld. Productinformatie, prijzen, voorraad en klantgegevens worden bijvoorbeeld vanuit het ERP beschikbaar gemaakt in de webshop. Plaatst een klant een bestelling, dan kan die order automatisch worden doorgestuurd naar het ERP-systeem.

Daardoor hoef je dezelfde informatie niet langer op verschillende plekken handmatig te beheren. Bij veel maakbedrijven zijn webshop en ERP in verschillende fases ontstaan. Het ERP was er al voor voorraad, orders en administratie en later is een webshop toegevoegd als extra verkoopkanaal.

Het probleem ontstaat wanneer beide systemen dezelfde gegevens bevatten, maar niet automatisch samenwerken. Dan wordt een prijs in het ERP aangepast terwijl de webshop nog een oude prijs toont. Of een product is uitverkocht, maar online nog beschikbaar. Ook komt het regelmatig voor dat een webshoporder alsnog handmatig in het ERP moet worden ingevoerd. Een goede koppeling voorkomt dat.

Welke gegevens worden uitgewisseld tussen ERP en webshop?

Welke gegevens precies worden gekoppeld, hangt af van je organisatie en processen. Toch zien we bij veel B2B-webshops dezelfde informatiestromen terug. Van het ERP naar de webshop gaat het bijvoorbeeld om productinformatie, prijzen, voorraad, levertijden, klantgegevens, orderstatussen, facturen en technische documentatie. Vanuit de webshop worden juist nieuwe bestellingen, klantgegevens, retouraanvragen, offerteaanvragen en betaalinformatie teruggestuurd naar het ERP.

Het uitgangspunt is eenvoudig. Beheer informatie zoveel mogelijk op één centrale plek en laat andere systemen die informatie automatisch gebruiken. Dat voorkomt dubbele administratie en maakt je data ook nog eens betrouwbaarder.

Waarom een ERP-webshopkoppeling steeds belangrijker wordt

Binnen de maakindustrie is digitalisering lange tijd vooral benaderd als een manier om efficiënter te werken. Inmiddels speelt de verwachting van klanten minstens zo'n grote rol.

Zakelijke inkopers zijn gewend geraakt aan digitale omgevingen waarin informatie direct beschikbaar is. Ze willen niet wachten op een reactie van de binnendienst om te weten of een product op voorraad is, welke prijsafspraak geldt of wanneer een order wordt geleverd. Wanneer die informatie niet online beschikbaar is, verschuift het werk automatisch naar je eigen organisatie. Medewerkers zoeken gegevens op, controleren prijzen, verwerken orders en beantwoorden vragen die een goed ingerichte B2B-webshop zelfstandig kan afhandelen.

Dat kost tijd en maakt groei lastiger. Want als iedere extra order automatisch ook meer administratief werk oplevert, groeit je organisatie minder efficiënt mee. Een ERP-webshopkoppeling doorbreekt dat patroon. Informatie wordt rechtstreeks uit het ERP-systeem beschikbaar gemaakt in de webshop en nieuwe bestellingen kunnen automatisch worden teruggeschreven naar het ERP.

De verborgen kosten van handmatig werken

Veel handmatige processen zijn in de loop der jaren vanzelfsprekend geworden. Een medewerker controleert voorraad, zoekt een prijsafspraak op, voert een bestelling opnieuw in of controleert of informatie in verschillende systemen overeenkomt.

Op zichzelf lijken dat kleine handelingen. Maar wanneer ze tientallen of honderden keren per week worden uitgevoerd, gaat er veel tijd verloren. Daar komt bij dat iedere handmatige overdracht de kans op fouten vergroot. Een verkeerde prijs, een onjuist artikelnummer of een verouderde levertijd kan direct gevolgen hebben voor je klant.

Door ERP en webshop te koppelen, haal je juist dit soort dubbele handelingen uit het proces. Informatie wordt één keer beheerd en automatisch beschikbaar gemaakt op de plekken waar die nodig is. Dat zorgt voor minder administratie, minder fouten en meer grip op je orderproces.

Wat levert een ERP-webshopkoppeling op?

De winst zit aan twee kanten. Klanten regelen meer zelf en hoeven minder vaak te bellen of te mailen, terwijl je eigen organisatie minder handmatig werk overhoudt.

Voordelen voor jouw klant

De grootste winst voor klanten zit in snelheid en zelfstandigheid. Wanneer de webshop rechtstreeks communiceert met het ERP-systeem, kunnen klanten direct beschikken over actuele en persoonlijke informatie. Denk aan:

·       Klantspecifieke prijzen

·       Actuele voorraad en levertijden

·       Eerdere bestellingen

·       Orderstatussen

·       Facturen en orderhistorie

·       Technische documentatie

·       Handleidingen en certificaten

Klanten hoeven daardoor minder vaak contact op te nemen voor standaardinformatie. Ze kunnen bestellen wanneer het hen uitkomt en hebben sneller inzicht in de status van hun order. Een goede B2B-webshop neemt persoonlijk contact hierbij niet weg. Hij zorgt er juist voor dat je medewerkers minder tijd kwijt zijn aan standaardvragen en meer ruimte hebben voor advies, service en commerciële kansen.

Voordelen voor jouw organisatie

Intern ontstaat dezelfde winst. Orders hoeven minder vaak handmatig te worden ingevoerd, prijsafspraken komen uit één bron en product- en klantdata hoeven niet op verschillende plekken te worden bijgehouden. Een slimme ERP-webshopkoppeling zorgt onder andere voor:

·       Minder handmatig invoerwerk

·       Snellere orderverwerking

·       Minder fouten

·       Betere datakwaliteit

·       Minder druk op de binnendienst

·       Beter schaalbare processen

Vooral dat laatste wordt belangrijk wanneer je organisatie groeit. Wanneer iedere extra order automatisch wordt verwerkt, hoeft de hoeveelheid administratie niet in hetzelfde tempo mee te groeien.

Zo werkt een ERP-webshopkoppeling technisch

Een koppeling staat of valt bij de mogelijkheden van je ERP-systeem. Daarnaast bepaal je per gegevenssoort wat direct moet worden uitgewisseld en wat periodiek kan worden bijgewerkt.

De API vormt de verbinding tussen ERP en webshop

De meeste moderne ERP-systemen beschikken over een API, oftewel een Application Programming Interface. Daarmee kunnen verschillende systemen veilig gegevens met elkaar uitwisselen. Wanneer een klant bijvoorbeeld een product bekijkt, kan de webshop via de API-koppeling actuele voorraad of prijsinformatie ophalen. Plaatst de klant daarna een bestelling, dan kan die order automatisch worden doorgestuurd naar het ERP.

Voor de klant voelt dat als één omgeving. Op de achtergrond werken verschillende systemen samen. Niet ieder ERP-systeem biedt daarin dezelfde mogelijkheden. Sommige systemen beschikken over uitgebreide API's, terwijl bij andere systemen aanvullende logica, maatwerk of middleware nodig is. Daarom is het belangrijk om vooraf te onderzoeken welke gegevens beschikbaar zijn en welke processen daadwerkelijk kunnen worden geautomatiseerd.

Realtime of periodiek synchroniseren?

Niet alle informatie hoeft realtime tussen ERP en webshop te worden uitgewisseld. Voor gegevens zoals voorraad, orderstatussen, betalingen en sommige prijswijzigingen is directe synchronisatie vaak belangrijk. Je wilt voorkomen dat een klant met verouderde informatie werkt.

Productomschrijvingen, afbeeldingen, certificaten en handleidingen veranderen veel minder vaak. Die kunnen prima periodiek worden bijgewerkt. Een goede ERP-webshopkoppeling zoekt daarom naar de juiste balans tussen snelheid, betrouwbaarheid en beheersbaarheid. Realtime waar het nodig is en periodiek waar het kan.

B2B e-commerce in de maakindustrie begint bij je proces

Veel organisaties beginnen met de vraag welk e-commerceplatform ze moeten kiezen. Shopify, WooCommerce of een andere oplossing lijkt dan een logisch vertrekpunt. Binnen de maakindustrie is het vaak verstandiger om eerst naar je processen te kijken.

Misschien werk je met klantspecifieke contractprijzen, configureerbare producten of verschillende assortimenten per klant. Misschien moeten meerdere medewerkers binnen één klantorganisatie bestellingen kunnen plaatsen of wil je klanten direct toegang geven tot reserveonderdelen en technische documentatie.

Dat soort processen bepaalt uiteindelijk hoe jouw B2B-webshop moet functioneren. Een standaard e-commerceplatform kan daarvoor voldoende zijn. Maar wanneer processen complexer worden, ontstaan soms steeds meer plug-ins, workarounds en aanvullende oplossingen. Dan wordt de software langzaam leidend, terwijl je juist wilt dat technologie je organisatie ondersteunt.

Daarom ontwikkelen wij met Alcor CMS

Bij OrangeTalent ontwikkelen we digitale omgevingen met Alcor CMS. Daarmee kunnen we een webshop gericht inrichten rondom je organisatie, klanten en processen. We beginnen daarom niet met een standaard template of een lijst functionaliteiten. Eerst brengen we in kaart hoe klanten bestellen, welke informatie zij nodig hebben en waar intern onnodig handmatig werk ontstaat.

Vanuit die basis ontwerpen we de gebruikerservaring en bepalen we welke technische oplossing daarbij past. Dat maakt het mogelijk om een B2B-webshop te bouwen die aansluit op je huidige processen en tegelijkertijd ruimte biedt voor verdere groei. Nieuwe functionaliteiten, klantportalen en aanvullende koppelingen kunnen later worden toegevoegd wanneer je organisatie daar klaar voor is.

Waarom ERP-webshopprojecten soms vastlopen

Een ERP-webshopkoppeling is technisch vaak goed te realiseren. De grootste problemen ontstaan meestal vóór de ontwikkeling. Een webshop wordt bijvoorbeeld gebouwd terwijl processen nog niet goed in kaart zijn gebracht. Of productdata blijkt onvolledig te zijn. Soms wordt vooral vanuit de mogelijkheden van software gedacht, terwijl de klant en het interne proces te weinig aandacht krijgen.

Ook gebrek aan eigenaarschap kan een probleem worden. Een ERP-webshop raakt sales, marketing, IT en operations. Wanneer iedere afdeling alleen naar het eigen onderdeel kijkt, ontstaan makkelijk losse keuzes die later niet goed op elkaar aansluiten.

Daarom kijken we bij OrangeTalent vooraf naar het volledige proces. Hoe bestelt een klant vandaag? Waar ontstaan fouten? Welke informatie is nodig? Welke systemen spelen een rol? En welke stappen kunnen slimmer worden ingericht? Pas daarna starten we met ontwerp en ontwikkeling.

Wat kost een ERP-webshopkoppeling?

De kosten van een ERP-webshopkoppeling verschillen per organisatie. De investering hangt onder andere af van de complexiteit van je processen, de mogelijkheden van het ERP-systeem, de gewenste functionaliteiten en het aantal aanvullende koppelingen.

Een webshop met vaste prijzen en een beperkt assortiment vraagt om een andere oplossing dan een omgeving met contractprijzen, meerdere magazijnen, offertes, productconfiguraties en verschillende gebruikersrollen. Daarom kijken we bij een inventarisatie eerst naar de volledige situatie.

De investering zelf vertelt bovendien maar een deel van het verhaal. Minstens zo belangrijk is de vraag hoeveel het huidige proces je kost. Hoeveel tijd besteden medewerkers aan handmatig invoeren? Hoe vaak worden prijzen, voorraad of klantgegevens gecontroleerd? Hoeveel herstelwerk ontstaat door fouten? En hoeveel extra capaciteit heb je nodig wanneer je ordervolume groeit?

Van webshop naar digitaal klantportaal

Voor veel maakbedrijven is de ERP-webshopkoppeling uiteindelijk een eerste stap. Wanneer webshop en ERP goed samenwerken, kun je klanten steeds meer digitaal laten regelen. De webshop kan zich bijvoorbeeld ontwikkelen tot een klantportaal waarin klanten orderstatussen bekijken, facturen downloaden, eerdere bestellingen herhalen, offertes goedkeuren of technische documentatie raadplegen.

Ook retouraanvragen, certificaten en service- of onderhoudsinformatie kunnen onderdeel worden van zo'n omgeving. Daarmee verandert je webshop van een online bestelomgeving in een bredere digitale serviceomgeving.

En hoe meer standaardprocessen klanten zelfstandig kunnen uitvoeren, hoe meer ruimte jouw medewerkers krijgen voor werkzaamheden waar persoonlijk contact wel waarde toevoegt.

ERP en webshop koppelen met OrangeTalent

Een ERP-webshop ontwikkelen gaat voor ons verder dan het bouwen van een koppeling. We kijken naar je organisatie, klanten en processen en bepalen waar technologie daadwerkelijk verschil kan maken. Daarbij combineren we strategie, UX en development in één team.

We bouwen robuuste API-koppelingen, ontwikkelen met Alcor CMS en kijken vanaf het begin naar het volledige digitale landschap rondom ERP, CRM, PIM en andere systemen.

Plan een vrijblijvend adviesgesprek

Wil je weten wat een ERP-webshopkoppeling jouw organisatie kan opleveren? In een vrijblijvend gesprek kijken we naar je huidige processen, je ERP-systeem en de belangrijkste kansen om slimmer te werken.

Je krijgt inzicht in welke processen je kunt automatiseren, welke gegevens beschikbaar zijn en welke aanpak aansluit op jouw organisatie.

Plan een vrijblijvend adviesgesprek.